Communication and Correspondence

Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Melihat dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa pihak yang berkomunikasi dapat berupa perseorangan, kelompok dan gabungan di antara keduanya.

Secara skematis proses komunikasi dapat digambarkan dalam bagan berikut ini :

Communicator    ——–>              Message     ——–>         Sign      ———>                  Communicant

                                                                Feed Back

Keterangan :

1. Communicator

Adalah pihak yang memberrikan pesan. Komunikator dapat berupa perorangan atau kelompok. Kepentingan komunikator dalam komunikasi adalah menyampaikan pesan kepada Communicant. Pihak ini  yang menentukan “bahasa” apa yang digunakan dalam proses komunikasi.

2. Message

Adalah pesan, opini, atau fakta yang ingin disampaikan. Semakin kompleks permasalahan yang ingin disampaikan, semakin harus diperhatikan bahasa yang digunakan. Seorang Communicator yang baik akan merumuskan message sesederhana mungkin sebelum melakukan proses komunikasi.

3. Sign

Adalah “bahasa” atau media yang digunakan dalam proses komunikasi. Secara umum “bahasa” yang digunakan dalam komunikasi dibagi menjadi tiga macam, yaitu : lisan, tulisan dan isyarat. Masing – masing jenis komunikasi mempunyai keunggulan dan kelemahan sendiri – sendiri.

4. Communicant

Adalah pihak yang menerima pesan. Seorang Communicator yang baik akan memperhatikan betul kemampuan, budaya, status sosial, latar belakang pendidikan, usia dan sebagainnya dari pihak ini sebelum melakukan proses komunikasi. Pemahaman dari pihak penerima akan menentukan pemilihan “bahasa” yang tepat.

5.Feed Back

Adalah umpan balik dari penerima pesan (communicant) terhadap proses komunikasi yang telah dilakukan. Umpan balik inilah yang digunakan oleh pihak pemberi pesan sejauh mana keberhasilan proses kominukasi. Seorang Communicant yang baik akan selalu mengupayakan umpan balik untuk meyakinkan keberhasilan komunikasi. Umpan balik dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung. Secara langsung dilakukan secara langsung menayakan kepada pihak penerima oleh pemberi pesan, sementara secara tidak langsung dilakukan dengan cara menggunakan pihak lain untuk mengetahui keberhasilan proses komunikasi yang telah dilakukan.

Seperti telah diungkapkan pada proses komunikasi, cara komunikasi dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu komunikasi secara lisan, tulisan, dan isyarat. Secara lebih rinci  ketiga cara komunikasi tersebut akan dijelaskan dibawah ini :

• Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan adalah komunikasi yang dilakukan dengan cara lisan atau verbal. Komunnikasi ini paling banyak digunakan karena sangat mudah pelaksanaannya. Komunikasi ini tepat dipergunakan untuk mengkomunikasikan masalah sederhana, sementara untuk masalah yang bersifat kompleks kurang tepat digunakan.

Secara umum komunikasi ini memunyai kelebihan dan kekurangan.

Kelebihan :

1. Cepat pelaksnaannya
2. Dapat langsung tanpa alat bantu
3. Dapat melihat ekspresi lawan  bicara
4. Dapat diperbaiki langsung bila melakukan kesalahan

Kekurangan :

1. Tingkat ketelitian kurang
2. Sulit dibuktikan
3. Persiapan sangat kurang

• Komunikasi Tulisan

Komunnikasi tertulis adalah komunikasi yang dilakukan dengan media tulisan. Komunikasi ini timbul karena perkembangan peradaban manusia sehingga komunikasi lisan saja dianggap tidak cukup. Komunikasi tertulis tepat untuk mengkomunikasikan hal – hal yang bersifat kompleks, jangka waktu penggunaan komunikasi lama dan menyangkut banyak orang.

Kelebihan :

1. Pembuktian mudah dilakukan
2. Dapat dibaca kembali bila belum jelas
3. Dapat dipersiapkan dengan matang

Kelemahan :

1. Memerlukan alat bantu
2. Memerlukan kemampuan berbahasa tulis yang cukup
3. Memerlukan waktu banyak dalam pelaksanaan dan menilai umpan balik

• Komunikasi Isyarat

Adalah komunikasi yang dilakukan dengan kode – kode tertentu baik berupa gerakan maupun kode lain yang desepakati oleh kedua belah pihak. Jenis komunikasi ini dilakukan untuk menjaga kerahasiaan informasi atau karena ketidakmampuan kedua belah pihak berkomunikasi secara lisan maupun tertulis.

Kelebihan :

1. Kerahasiaan lebih terjaga karena hanya diketahui oleh pihak  – pihak yang melakukan komunikasi

Kekurangan :

1. Pembuktian lemah, sering menimbulkan salah asumsi terhadap kode yang diberikan.

Pengertian Korespondensi

Korespondensi berasal dari bahasa Inggris yaitu Correspondence yang berarti surat menyurat. Dilihat dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa korespindensi adalah komunikasi yang dilakukan dengan cara surat menyurat atau lebih sederhana dapat dikatakan komunikasi yang dilakukan dengan surat.

                Karena dilakukan dengan media tersebut, maka dapat dipastikan kedua belah pihak yang saling berkomunikasi tidak berhadapan secara langsung. Permasalahan utama dan klasik timbul karena budaya tulis kita kalah bila dibandingkan budaya bicara dan dengar, sementara untuk jenis komunikasi ini sangat diperlukan. Untuk meningkatkan budaya tulis dan baca, maka praktik membaca dan menulis harus ditingkatkan. Kemampuan baca dapat ditingkatkan dengan membaca apa saja referensi yang dianggap mendukung seperti surat kabar, buku, novel dan sejenisnya, sementara kemampuan tulis dapat ditingkatkan dengan melatih menulis dan akan lebih mudah dimulai dengan latihan menulis hal – hal sederhana seperti buku harian.

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam korespondensi

Ada dua sisi yang harus diperhatikan dalam korespondensi, yaitu :

1. Pihak Pemberi Pesan (Communicator)

Pemahaman pada pihak pemberi pesan lebih diperhatikan pada bahasa tulis yang dipergunakan. Untuk itu diperlukan pemahaman mengenai bahasa tulis yang baik.

Secara umum bahasa tulis yang baik itu :

• Jelas

Pengertian jelas disini adalah jelas mengenai maksud penulisan surat maupun jelas pada penulisannya (jika penulis menulis surat dengan tulisan tangan), maupun tata bahasa yang digunakan, untuk mencapai maksud ini seorang Penulis surat harus memikirkan topik permasalahan secara matang dan mengumpulkan data pendukung. Bila permasalahan pada tulisan tangannya, maka seorang Penulis surat harus mengupayakan agar bentuk tulisannya mudah dibaca, smentara  agar tata bahasa yang digunakan tepat Penulis harus mempelajari kaidah tata Bahasa Indonesia serta rajin membaca dan menulis sehingga kemampuannya semakin meningkat.

• Singkat

Pengertian singkat disini adalah langsung pada pokok permasalahan tanpa melupakan kaidah sopan santun dalam penulisan surat. Permasalahan yang sering timbul pada diri kita sebagai bangsa Timur adalah kaidah sopan santun terlalu panjang dibandingkan dengan materi pembicaraan itu sendiri.

• Menggunakan bahasa yang umum

Bahasa yang umum di sini berarti bahasa yang biasa digunakan. Memang betul, bahasa yang digunakan dapat menunjukan citra atau Image si Pembuat surat. Tetapi bila maksud yang di tuju tidak sampai proses komunikasi tidak berhasil seperti diharapkan. Sehingga sebelum menggunakan bahasa asing atau bahasa daerah, Penulis surat harus berpikir, umumkah bahasa tersebut digunakan dalam kehidupan sehari – hari terutama bagi pembaca ?. hal kedua yang harus diperhatikan adalah kebenaran dari istilah tersebut, karena jangan sampai usaha untuk meningkatkan citra justru berakibat sebaliknya sebagai penghancur citra karena kesalahan tulis atau istilah bahasa yang digunakan.

• Menggunakan standar penulisan yang umum

Yang dimaksud dengan standar penulisan yang umum bukan berarti standar penulisan buku seperti dalam tata bahasa buku Bahasa Indonesia, tetapi dengan melihat obyek surat tersebut ditujukan. Bila surat tersebut ditujukan kepada sahabat, keluarga atau rekan akrab di mana sudah dipahami kebiasaan, tingkah laku, budaya dan sebagainya justru penggunaan bahasa baku itu akan mngurangi kadar keakraban. Bahasa baku tepat dipergunakan untuk komunikasi tertulis formal seperti surat dalam hubungan kerja, relasi, pengajaran, dsb.

1. Pihak yang Diberi Pesan (Communicant)

Pemahaman pada pihak penerima pesan sangat penting karena pihak itulah pesan akan disampaikan. Pemahaman pihak ini dilakukan dengan melihat kadar latar belakang sosial, pendidikan, budaya, kebiasaan, adat, tingkat sosial dalam kelompoknya, dsb. Diketahuinya latar elakang penerima pesan dapat digunakan sebagai pertimbangan penting untuk menentukan bahasa surat yang digunakan. Bahasa “tinggi” hanya akan menimbulkan kesia – siaan, jika tidak dipahami oleh penerima surat.